dicteersystemen

Philips Master Digitam Center

Bezoek ook onze showroom

OPENINGSUREN
Maandag - vrijdag
- 08:15 tot 12:00
- 13:15 tot 18:00
Zaterdag
- 09:00 tot 12:00

U bent hier:

advocatuur

Pocket Memo digitaal dicteerapparaat 9600 serie • Transcriptieset 7277 • SpeechExec dicteerrecorder voor smartphones

Lijnrecht, een advocatenkantoor uit Tongeren, is op digitaal dicteren overgeschakeld. Naast de voordelen van tijdswinst en kostenbesparing, resulteert het gebruik van digitale dicteerapparatuur in een verbeterde organisatie van het secretariaat en de verwerking van de vele dictaten. Lijnrecht maakt hiervoor gebruik van het Philips Pocket Memo dicteerapparaat en de Speech Exec Pro transcriptie software.

Advocatuur

Klant
LijnRecht law firm
www.lijnrecht.be

Leverancier
Marcel Heens Bureautique
www.heens-bureautique.be

Philips oplossing
Pocket Memo digitaal dicteerapparaat 9600 serie
Transcriptieset 7277
SpeechExec dicteerrecorder voor smartphones

Contactpersoon
Daniël Segers
Speech Processing Solutions


Lijnrecht is een jong advocatenkantoor dat in 2008 is ontstaan uit de fusie van drie advocatenkantoren. Het is gespecialiseerd in ondernemings- en vennootschapsrecht, verzekeringen en verkeer, echtscheidingen en treedt als curator op in faillissementen. Als één van de enige kantoren in Vlaanderen, is Lijnrecht ISO gecertificeerd wat betekent dat kwaliteitsmanagement een fundamentele plek in het beleid heeft.

Lijnrecht telt zes advocaten-vennoten, vijf advocaten-medewerkers, twee juristen, twee rechtspraktijkers, zes bedienden en nog enkele freelance medewerkers. Het hoofdkantoor bevindt zich in Tongeren met een bijkantoor in Sint-Truiden. Toen Lijnrecht in het najaar van 2012 het hoofdkantoor uitbreidde met een naburig appartement, was dit mee de aanleiding om de organisatie van de vele transcriptieopdrachten te herzien en integraal naar digitaal dicteren over te stappen.

Dictaten motor in de organisatie van een advocatenkantoor

"We zijn een kantoor dat op dictaten draait. Het uitschrijven er van is dan ook een core business", onderstreept mr. Pieter Wirix het belang van dictaten. Hij is één van de zes vennoten en heeft in de loop der jaren de rol van IT verantwoordelijke op zich genomen. "De grotere pakketten incassodossiers niet meegerekend komen maandelijks 80 tot 90 nieuwe dossiers op de desks van onze secretariaatsmedewerkers. Elk dossier vertegenwoordigt een veelvoud aan dictaten zoals emails, brieven, eenvoudige dagvaardingen, conclusies, adviesnota's of andere opdrachten. Dit alles analoog verwerken, was tijdrovend en daarom niet langer houdbaar."

Bovendien was de analoge werkwijze te duur geworden omwille van de kostprijs en de beperkte levensduur van de cassettes. Toen het hoofdkantoor in 2012 besloot uit te breiden en een naburig appartement te annexeren, zou dit het gebruiksgemak nog verder uithollen omwille van de afstand met het centraal secretariaat. Kortom: genoeg redenen voor Lijnrecht om een archaïsche procedure te vervangen door een snellere en meer efficiënte aanpak van de transcripties dankzij het gebruik van digitale dicteerapparatuur en software van Philips.

gevelSwitch naar digitaal dicteren

Pieter Wirix maakte al eerder kennis met digitaal dicteren. "Enkele jaren terug woonde ik een balievoorstelling bij gegeven door leverancier Marcel Heens Bureautique uit Luik. Ik ben toen zelf op de nieuwe technologie overgestapt en ben een enthousiast digitaal dicteerder."

De beslissing om op digitaal over te stappen was dan ook snel genomen. Op advies van Marcel Heens testte het team van Lijnrecht het Pocket Memo dicteerapparaat in combinatie met de SpeechExec Pro software, en bijhorende accessoires zoals headsets en voetpedalen. In geen tijd waren alle medewerkers overtuigd en volgde de definitieve aankoopbeslissing. "Dat de secretariaatsmedewerkers via mij al enigszins vertrouwd waren met digitaal dicteren, heeft zeker een rol gespeeld. Maar de voordelen van het gebruik van de digitale dicteerapparatuur en transcriptie software des te meer," vult mr. Wirix aan.

Kort overwoog Lijnrecht de integratie van spraakherkenningsoftware maar daar werd al snel van afgezien omdat de software in de context van een advocatenkantoor niet performant genoeg is omwille van het moeilijke en steeds afwisselend jargon in juridische dossiers.

De advocaten dicteren met de Pocket Memo type LFH9620 en laden de dictaten via een docking station op de server in zodat deze meteen voor de secretariaatsbedienden beschikbaar zijn. Op het secretariaat gaan de medewerkers, aan de slag met de SpeechExec Pro transcriptie software, headset en voetpedaal waarmee de dictaten vooruit of terug worden gespoeld.

Stap vooruit

Digitaal dicteren optimaliseert fors de organisatie van de transcripties. Het gebruik van sleutelwoorden bij aanvang van het dictaat laat toe de vele dictaten op de server in een structuur onder te brengen op basis van type - brief, email, rappel of ander - zodat het voor de secretariaatsmedewerker meteen duidelijk is hoe deze uit te schrijven en waar onder te brengen. Op basis van dezelfde sleutelwoorden kunnen de dictaten ook duidelijk aan één of andere medewerker gespecialiseerd in een juridische discipline worden toegewezen. Zo kan de vennoot de verschillende dictaten door elkaar dicteren. Urgente dictaten zoals het antwoord op een last minute email in een dossier, worden met een dubbele toetsindruk afgesloten en worden met een rode lijn op de server gemarkeerd.

"Naast het voordeel voor de organisatie van de dictaten en transcriptieopdrachten is er het gebruiksgemak tijdens het uitschrijven dat er opvallend op is vooruitgegaan", gaat mr. Wirix verder. "De opnamekwaliteit is heel zuiver en van een niveau dat met de cassettes onmogelijk is. Met de voetpedaal kan vlot vooruit of terug worden gespoeld. Sinds de overschakeling naar digitaal boeken we zo tijdswinst."

Ook voor de vennoot is het gemakkelijker werken. Hij kan in het dictaat eender waar wijzigingen doorvoeren of tekst toevoegen.

Bovendien kunnen de dictaten ook in de bijkantoren via een VPN verbinding op de server worden geplaatst zodat de connectiviteit te allen tijde verzekerd is.

bureau

“Naast het voordeel voor de organisatie van de dictaten en transcriptieopdrachten is er het gebruiksgemak tijdens het uitschrijven dat er opvallend op is vooruitgegaan.”

Pieter Wirix, vennoot bij Lijnrecht

Evaluatie

Verbeterde organisatie, tijdswinst, gebruiksvriendelijkheid en kostenefficiëntie. Zo omschrijft Pieter Wirix in zijn evaluatie de voordelen van digitaal dicteren. De samenwerking met de leverancier verloopt hierbij op wieltjes. "Dat de medewerkers meteen met de nieuwe technologie overweg konden, is mee te danken aan de heldere introductie die Marcel Heens Bureautique bij de installatie gaf. Bij het minste probleem, biedt de leverancier bijstand, maar daar hebben we nog nauwelijks beroep op moeten doen", klinkt het.

Mr. Wirix ziet dan ook geen reden om de huidige procedure te veranderen al maakt hij zelf ook gebruik van Philips SpeechExec dicteerrecorder voor smartphones. "Deze applicatie biedt het voordeel om opnames buiten het kantoor op te nemen en meteen door te sturen naar het secretariaat voor transcriptie. Ik zie op termijn het gebruik van deze applicatie als een volgende stap, zeker voor enkele collega's die er politieke nevenactiviteiten op na houden en vaak on the road dicteren."


SpeechLive

SpeechLive

Referenties

referenties