dicteersystemen

Philips Master Digitam Center

Bezoek ook onze showroom

OPENINGSUREN
Maandag - vrijdag
- 08:15 tot 12:00
- 13:15 tot 18:00
Zaterdag
- 09:00 tot 12:00

U bent hier:

dokters luikse ziekenhuisgroep

Multidisplay • Touch • Tafelbeheer • Multi-gebruikers • Eenvoudige barcode

Luikse ziekenhuisgroep integreert digitaal dicteren in zijn secretariaat. 

Dokters Luikse ziekenhuisgroep

Klant
Intercommunale de Soins Spécialisés
de Liège (ISOSL), www.isosl.be

Leverancier
Marcel Heens Bureautique
www.heens-bureautique.be

Philips oplossing
Pocket Memo digitaal
dicteerapparaat 9600 serie
SpeechExec Enterprise
dicteersoftware

Contactpersoon
Daniël Segers Speech
Processing Solutions

Vijf jaar geleden hebben de Luikse ziekenhuizen Petit Bourgogne en Agora de digitale dicteerapparatuur van Philips in hun secretariaten geïntegreerd. De artsen dicteren hun medische rapporten met het digitale dicteerapparaat Pocket Memo 9600. Deze dictaten worden vervolgens door de secretariaatsmedewerkers via het SpeecExec Enterprise platform georganiseerd en verder verwerkt. Dankzij de overschakeling op digitaal dicteren ziet het secretariaat zijn efficiëntie en flexibiliteit geoptimaliseerd.

De ziekenhuizen Petit Bourgogne en Agora zijn onderdeel van Intercommunale de Soins Spécialisés de Liège (ISOSL). Deze Luikse ziekenhuisgroep overkoepelt vier gespecialiseerde ziekenhuizen en een netwerk van verzorgingstehuizen. Op basis van de medische focus is ISOSL in drie sectoren onderverdeeld. Petit Bourgogne en Agora vormen samen met enkele verzorgingscentra Sector A waar de psychiatrische verpleging centraal staat.

Sector A telt één secretariaat. Zes secretariaatsmedewerkers verwerken er gemiddeld 6500 dictaten op jaarbasis. In 2008 besloot het management hier van een analoge naar een digitale dicteeroplossing over te schakelen. Tot op vandaag kan deze beslissing op alle bijval rekenen. Zo getuigen mevr. Mordant en Mevr. Herckens, secretariaatsverantwoordelijken bij Petit Bourgogne.

“Het valt op dat de artsen in tegenstelling tot vroeger meer aan het dicteren zijn geslagen sinds de nieuwe apparatuur in gebruik is genomen. Dat zegt veel. Want ook voor hen verloopt de procedure veel sneller.”
Mevrouw Herckens, secretariaatsverantwoordelijke Petit Bourgogne

Van analoog naar digitaal

Philips Digital Pocket Memo 9620

Philips
Digital Pocket 
Memo 9620

Het uitschrijven van medische protocollen en rapporten ingesproken door de behandelende psychiater, is één van de kerntaken van het secretariaat van Petit Bourgogne. Op jaarbasis bereikt het totaalvolume al snel 6500 dictaten. "We kunnen het ons nu nog moeilijk voorstellen dat deze dictaten op analoge cassettes werden vastgelegd om door ons te worden uitgeschreven. De procedure was tijdrovend en zette de andere opdrachten van het secretariaat hierdoor onder druk", illustreert mevr. Herckens de werkwijze enkele jaren terug.

In 2008 besloot het management van ISOSL daarom zijn secretariaat te ondersteunen en de verwerking van de vele dictaten te optimaliseren, door op digitaal dicteren over te schakelen. Wat volgde was een verplichte openbare aanbesteding waarin de oplossing van Philips via leverancier Marcel Heens Bureautique, het beste aan de vraag van ISOSL tegemoet kwam. Kortom: de Philips oplossing garandeerde de beste prijs/ kwaliteit. Bovendien was de band met de producten van het merk historisch gegroeid door het eerder gebruik van hun analoge oplossingen en cassettes. Dit zou de omschakeling vlot laten lopen.

Over de testperiode vertelt mevr. Mordant: "We hebben de digitale dicteeroplossing bestaande uit dicteerapparaten Pocket Memo 9600 en SpeechExec Enterprise software gedurende één maand op één computer en met medewerking van twee artsen uitvoerig getest. Maar uiteindelijk hadden we zo lang niet nodig om ons te laten overtuigen van de performantie."

C'est le bonheur

Marcel Heens Bureautique leverde 20 dicteerapparaten Pocket Memo 9600 en hielp de SpeechExec Enterprise software op de centrale server configureren. Voor de transcriptie maken de secretaresses gebruik van een headset en een voetpedaal waarmee Philips Digital Pocket Memo 9620 ze de dictaten gemakkelijk vooruit of terug kunnen spoelen. Artsen laden de dictaten op het netwerk in via de daartoe bestemde docking station op het secretariaat. Omwille van de confidentialiteit is het de artsen niet toegestaan het ingesprokene via reguliere email of internetverbinding op de server te plaatsen.

“We hebben de digitale dicteeroplossing gedurende één maand op één computer en met medewerking van twee artsen uitvoerig getest. Maar uiteindelijk hadden we zo lang niet nodig om ons te laten overtuigen van de performantie.”
Mevrouw Mordant, secretariaatsverantwoordelijke Petit Bourgogne

"C'est le bonheur", zo vat Mevr. Herckens het gebruik van deze digitale dicteerapparatuur krachtig samen. "Alle nadelen van het gebruik van cassettes behoren tot het verleden. De geluidskwaliteit van de dictaten zijn dankzij de Pocket Memo's uitermate superieur. Dat is ook het gebruiksgemak: we kunnen voortaan vlot en snel fragmenten van dictaten opzoeken en lokaliseren. Daarnaast is er het veiligheidsaspect. Dossiers en rapporten worden op het netwerk opgeslagen zodat er steeds een back-up beschikbaar is. In een verleden was het verlies of het wissen van dictaten op cassettes een werkelijk risico."

Mevr. Mordant vertelt over SpeechExec Enterprise dat de software een grote mate van flexibiliteit biedt. Meerdere gebruikers hebben immers op hetzelfde moment toegang tot dezelfde of verschillende dossiers. Als gevolg kunnen bijvoorbeeld de medewerkers van Agora hun collega's van Petit Bourgogne indien nodig bijspringen, en vice versa.

Belangrijke voorwaarde is de additionele configuratie van de toestellen en het computerprogramma op maat van het secretariaat van Sector A. Hiertoe labelt de artsen de dictaten verplicht met zijn auteursnaam, het type rapport - intake, verslag van bijkomende onderzoeken of eindrapport - en de toewijzing aan Petit Bourgogne of Agora. Dit heeft een positieve impact op de workflow en de organisatie van de transcriptieopdrachten omdat de secretaresses de dictaten meteen op de juiste plek op de server in de specifieke opmaak kunnen inplannen en uitschrijven. De artsen sturen deze workflow verder aan door de dictaten met een mate van prioriteit te kenmerken.

Never change a winning team

Dankzij de digitale dicteeroplossing van Philips is het secretariaatsteam van Sector A er dus in geslaagd de efficiëntie in de organisatie van de transcripties fors te verbeteren. Doordat de budgetverslindende cassettes zijn weggevallen, worden bovendien kosten bespaard en is de basisinvestering in de digitale dicteerapparatuur en de software snel terugverdiend. "We hebben de digitale dicteeroplossing gedurende één maand op één computer en met medewerking van twee artsen uitvoerig getest. Maar uiteindelijk hadden we zo lang niet nodig om ons te laten overtuigen van de performantie." Mevrouw Mordant, secretariaatsverantwoordelijke Petit Bourgogne Het gebruiksgemak en de betrouwbaarheid stemmen tot zeer grote tevredenheid bij zowel de secretaresses en artsen. "Het valt bijvoorbeeld op dat de artsen in tegenstelling tot vroeger meer aan het dicteren zijn geslagen sinds de nieuwe apparatuur in gebruik is genomen. Dat zegt veel. Want ook voor hen verloopt de procedure veel sneller. Dat de dictaten gemakkelijk en in geen tijd op het netwerk kunnen worden ingeladen, beschouwen ze als een absoluut pluspunt", aldus mevr. Herckens. Met uitzondering van de contractuele software-updates staan er dan ook geen fundamentele wijzigingen of uitbreidingen van de dicteeroplossing in planning. Indien er nieuwe dicteerapparatuur van Philips beschikbaar zou komen, zal dit zeker in overweging worden genomen. Maar tot dan blijft het secretariaat trouw aan het dicteerapparaat Pocket Memo en het SpeechExec Enterprise platform. "In Pèrî, ook een ziekenhuis van ISOSL, heeft het management even het gebruik van spraakherkenningsoftware getest. De technologie bleek echter nog niet efficiënt genoeg binnen de context van een ziekenhuissecretariaat omdat de dictaten te complex in medische terminologie en spelling zijn. Er is eenvoudigweg geen tijd om de transcripties na te lezen en te corrigeren", vult mevr. Mordant aan. "We zijn ons bewust van de potentiële voordelen maar de tevredenheid over de huidige manier van werken en de geboekte resultaten geven geen aanleiding om over te schakelen."

Ten slotte verwijzen de secretariaatsverantwoordelijken naar de efficiënte naverkoop waarop ze te allen tijde kunnen terugvallen. Bij het minste probleem biedt Marcel Heens Bureautique onmiddellijk assistentie. Defecte toestellen worden meteen vervangen. "Dergelijke service verzekert de continuïteit van de workflow doordat onze medewerkers geen tijd verliezen bij een mogelijke panne van een toestel. Dit is enorm belangrijk in de werking van ons secretariaat", besluit mevr. Herckens haar getuigenis.

SpeechExec Enterprise
dikteringsworkflow

SpeechLive

SpeechLive

Referenties

referenties